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La rentrée est là et vos clients reviennent vers vous pour savoir quand est-ce que vous allez enfin pouvoir leur livrer leur chantier. Initialement, la livraison était prévue pour la fin de l'année dernière. Mais avec le Covid et les confinements, les difficultés de planning se sont multipliées entraînant un retard généralisé des livraisons.

Ce paragraphe n'est pas qu'une fiction. A divers point, c'est la réalité pour de nombreuses entreprises. Car oui, le Covid a désorganisé la vie et le travail en général. Mais le Covid a aussi été l'occasion pour de nombreux salariés de prendre du recul vis-à-vis de leur vie de salarié. Pour certains, le télétravail a été possible avec à la clé un déménagement à la campagne, loin, très loin du bureau. Pour d'autres, le confinement a permis de tester et de vivre une autre vie que celle imposée par les rythmes de travail de leur entreprise. Ils ont dès lors découvert qu'une autre vie était possible pour eux.

Moralité, au moment du retour pour tous au travail, de nombreux postes sont vacants. Et comme on vient de le voir, certains resteront vacants pour longtemps. Le chef d'entreprise doit dès lors identifier ces postes et commencer dès maintenant à se réorganiser pour assurer la pérennité de ses activités.

Cette réorganisation sera basée sur 3 axes :

• la définition des objectifs à atteindre par l'entreprise
• l'optimisation de l'organisation actuelle et des ressources déjà présentes dans l'entreprise
• la recherche de nouvelles ressources : des hommes et des femmes permettant à l'entreprise d'atteindre ses objectifs

La définition des objectifs à atteindre par l'entreprise : 

Sans objectifs, comment savoir quel est le profil à rechercher et comment savoir si le ou la candidate est la bonne personne ? Ce sujet a été traité dans cet article

L'optimisation de l'organisation actuelle et des ressources déjà présentes dans l'entreprise :

L'organisation d'une entreprise n'est pas quelque chose de figée. Elle évolue au fil du temps et doit s'adapter pour permettre d'atteindre les objectifs de l'entreprise.. Cette organisation s'appuie sur  les salariés qui sont restés dans l'entreprise et sur les apprentis qui sont encore dans les études et qu'il conviendra de fidéliser à la fin de leur formation. Ce sujet a été traité dans cet article

La recherche de nouvelles ressources :

Ce seront les nouveaux embauchés qui vont apporter du sang neuf à l'entreprise. Cette recherche ne peut commencer qu'après avoir répondu aux questions soulevées dans les 2 axes précédents.

En effet, à quoi bon passer du temps à rechercher immédiatement le mouton à 5 pattes alors qu'en se réorganisant en interne, il est possible de répondre aux objectifs à court ou moyen terme (jusqu'à 18 mois).

Ensuite, lorsque la décision d'embaucher est prise, il faut définir le profil à rechercher, le niveau de compétence minimum et maximum, les conditions de rémunération souhaitées, les conditions de rémunération admissibles pour l'entreprise, et ensuite la stratégie à suivre pour arriver à faire venir le candidat idéal ou la candidate tant attendue.

La rédaction de l'offre d'emploi sera une étape clé mais sa rédaction sera facilitée par tout le travail mené en amont : 

• description du poste et de son environnement, 
• compétences attendues et compétences pouvant faire la différence avec une autre candidature,
• conditions de rémunération,
• perspectives de carrière au sein de l'entreprise. 

Il conviendra aussi de bien choisir le ou les canaux de diffusion de l'offre : 

• diffusion via Pôle Emploi, 
• diffusion sur le site internet de l'entreprise, 
• diffusion sur la page facebook de l'entreprise, 
• diffusion directement dans les écoles pour les jeunes diplômés, ...

Viendra ensuite le temps de la sélection du ou de la future salariée. La difficulté ici est de faire coïncider les profils qui se présentent avec ce profil tant recherché. Il conviendra d'avoir l'esprit ouvert à toute sorte de proposition tout en veillant à conserver un certain équilibre dans les équipes pour permettre une intégration plus simple du nouvel arrivant.

Le contrat de travail viendra coucher sur le papier tout ce qui a été négocié pendant le ou les entretiens d'embauche. 

Il ne restera alors plus qu'à accueillir le nouvel arrivant et faire en sorte qu'il vienne. En effet, il est fréquent qu'un candidat ne vienne finalement pas et ce pour plusieurs raisons :

• il n'a jamais posé sa démission et donc continue de travailler dans son ancienne entreprise et ne viendra donc jamais
• son patron actuel lui a fait la proposition d'avancement qu'il attendait et si le chef d'entreprise ne revoit pas sa proposition, il ne viendra pas. Rien n'est perdu, mais il faut faire vite.
• il a répondu à plusieurs offres d'emploi ainsi qu'à l'offre d'emploi de l'entreprise et une autre entreprise lui a fait une réponse plus attractive. Ici encore, rien n'est perdu tant qu'il n'a pas fini sa période d'essai. Après, ce sera encore possible mais plus difficile car les salariés sont souvent à la recherche de stabilité et tout changement d'entreprise est source de stress pour le candidat et son entourage

C'est pourquoi il est important de bien cadrer cette phase avec le futur salarié : date de dépôt de sa lettre de démission, date prévisible d'arrivée dans l'entreprise, contact hebdomadaire avec le futur salarié pour s'assurer qu'il n'est pas en train de se tourner vers une autre entreprise.

Un conseiller Rivalis sera là pour accompagner le chef d'entreprise dans toutes ses démarches relatives à l'embauche d'un ou d'une salariée. Cette prestation pourra prendre différentes formes :

• aide à la définition des objectifs de l'entreprise avec des éléments chiffrés
• optimisation de l'organisation actuelle de l'entreprise
• accompagnement du chef d'entreprise dans sa recherche du candidat idéal ou de la candidate tant attendue

Dans tous les cas, un accompagnement s'avère souvent nécessaire pour permettre d'atteindre les objectifs en temps et en heure tels qu'ils ont été planifiés et ne pas rester dans l'idée qu'"embaucher, c'est compliqué".

Optimiser la relation financière avec ses client lors des ventes

Avant de vous adresser à des financeurs pour soutenir votre besoin en fonds de roulement, il est important d'optimiser au maximum en interne votre trésorerie, pour qu'elle soit la plus saine possible.

Dans cet objectif, vous trouvez ci dessous une liste non exhaustive des bonnes pratiques qui sont à adapter selon votre métier, et selon votre typologie de client, afin d'optimiser la relation financière avec vos clients lors des ventes :

Avant le devis

• Sensibilisez votre force de vente aux impératifs des conditions de règlement et du maintien des marges de l'entreprise lors des négociations,
• Rédigez les contrats d'intéressement de votre force de vente sur l'encaissement des factures, et non sur l'émission de celles-ci,
• Prévoyez dans ces mêmes contrats la charge de la relance d'impayés,
• Révisez vos Conditions Générales de Vente (CGV), et imprimez les au verso de vos devis, dans vos catalogues.

Dès le devis

• Vérifiez la situation financière de votre Prospect/Client (Sites Internet, banques, SFAC) et déterminez un encours raisonnable pour les deux parties,
• Précisez de suite un règlement comptant ou un acompte à la commande (au moins 30%) avec des paliers intermédiaires, (impératif pour une première affaire),
• Dans le cas contraire, négociez des conditions de règlement claires et précises (loi LME de 2008),
• Révisez les conditions de règlement octroyées à des clients anciens, elles sont peut-être à réduire (loi LME de 2008),
• Précisez les conditions de transport et d'assurance des marchandises (Cf. Incoterms 2010), en précisant ce qui reste à la charge de votre client,
• Faites précisez à votre interlocuteur s'il est nécessaire d'attendre sa commande écrite numérotée avant le début des travaux (cela peut conditionner des aides, faire partie d'un budget d'investissement pas encore accordé, etc.),
• Prévoyez les conditions d'annulation d'une commande en cours de réalisation (modification de la fabrication, diminution des quantités, etc.), surtout si c'est votre client qui annule !
• Indiquez la durée de validité de votre offre avant révision, en précisant éventuellement la formule de révision des prix,
• Notez distinctement ce que le client doit fournir pour la réalisation de sa commande,
• Transmettez systématiquement un exemplaire de vos CGV avec vos devis par mail ou télécopie,
• Gérez vos demandes à l'export avec deux fois plus d'attention, surtout si vous n'y êtes pas habitué.

A la prise de commande

• Actualisez la situation financière du client, surtout si elle date un peu, ou si le client augmente anormalement son encours de commande,
• N'ayez pas de scrupules à réclamer le règlement comptant ou l'acompte prévu au devis. Communiquez votre RIB pour un paiement par virement, ou mieux, prévoyez une autorisation de prévlèvement,
• Faites accepter vos devis avec la mention " Bon pour accord ", surtout sans écrit client avec N° de commande,
• Assurez vous que les conditions de la commande client sont bien celles de votre devis. Dans le cas contraire, établissez un accusé de réception de commande en mentionnant les écarts (quantités, prix, délais, règlement), et en demandant la validation écrite de votre client, avec modification de la commande,
• Assurez vous que votre client a accepté vos propositions de modification au produit lors de votre devis en passant sa commande,
• Précisez dans votre fichier clients les coordonnées de livraison et de facturation, ainsi que celle de la personne en charge de la comptabilité fournisseur du client (afin de faciliter la relance ultérieure de vos clients indélicats).

A la préparation de la commande

• Communiquez sur vos retards de fabrication, et faites accepter vos nouveaux délais,
• Vérifiez que la marchandise préparée est conforme à la commande (celle du client !),
• Assurez-vous de la qualité du produit expédié,
• Contrôlez la documentation qui doit accompagner le produit,
• Adaptez l'emballage du produit au mode de transport retenu par votre client.

A la livraison

• N'omettez pas la clause de réserve de propriété (Loi n° 80-335 du 12 mai 1980) en clair et visible,
• Ne livrez que si le client est à jour de ses règlements,
• Ne dérogez pas aux termes de livraison prévus la commande,
• En cas de changement d'adresse de dernière minute, demandez un écrit et faites accepter un surcout éventuel de transport ; idem en cas de fractionnement des colis et pluralité d'adresses de livraison,
• Si OK, livrez rapidement,
• En cas d'enlèvement de la marchandise par le client qui ne règle pas de suite, faites lui émarger un double du Bon de Livraison, son nom devant apparaître clairement avec sa signature,
• Conservez les bordereaux d'enlèvement par le transporteur, surtout si c'est le client qui affrète.

En cas de retour Client

• N'acceptez jamais un retour de marchandise sans avoir préalablement donné votre accord écrit,
• Préférez toujours émettre un avoir plutôt qu'un remboursement,
• S'il s'agit d'un produit standard, prévoyez une décote de reprise s'il s'agit d'une erreur client,
• S'il s'agit d'un article spécifique au client, mettez en priorité la résolution du problème et la réexpédition,
• Si la facture n'était pas encore réglée, établissez l'avoir dès le retour pour ne pas subir l'avance de TVA.

A la facturation

• N'attendez pas un jour de trop pour facturer ! Faites-le dès l'expédition de la marchandise, ou de la réalisation de la prestation. Un jour de retard peut décaler d'un mois le calcul de l'échéance, et le paiement avec,
• Les conditions de règlement de la facture doivent être bien précisées et correspondre aux conditions négociées. Pour cela, vérifiez qu'elles figurent bien sur la facture avec la bonne date d'échéance en clair,
• Vérifiez toutes la présence de toutes les autres mentions obligatoires.

Après la facturation

• Tenez à jour votre échéancier des paiements client,
• Réduisez les créances clients par une politique de relance ferme et méthodique,
• Impliquez de suite votre force de vente dans la relance client qui lui incombe,
• Bloquez de suite le compte client pour toute nouvelle commande et/ou livraison d'un retardataire, et vérifiez à nouveau sa solvabilité en réduisant si possible son encours.

Quelle que soit sa taille, chaque entreprise réalise plus ou moins plusieurs de ces points, ou pense que cela est réalisé, mais est-ce vraiment le cas ? Et si oui, quelle en est l'efficacité?

Une analyse des bonnes pratiques de votre chaîne commerciale dans votre entreprise vous permettra de le vérifier, et d'apporter des solutions simples pour la mise en place de contrôles efficaces, afin de gagner en trésorerie. Faites appel à nos services.

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Cet article, rédigé par Aymeric Dégardin est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 27/09/2021. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

C'est quoi le BFR ?

Le BFR est le Besoin en Fonds de Roulement d'une entreprise.  Plus le Chiffre d'Affaires augmente, plus le Besoin en Fonds de Roulement augmente et nécessite de dégager de la trésorerie supplémentaire.

Le BFR se calcule de la manière suivante : BFR = Actif Circulant - Dettes à Court Terme.

L'Actif Circulant comprend :

• Le stock dont l'entreprise a besoin pour livrer ses clients,
• Les factures clients en attente de paiement,
• Des créances diverses.

Les Dettes à Court Terme comprennent :

• Les factures fournisseurs à régler,
• Le personnel (salaires et charges),
• Les remboursements d'emprunt à moins d'un an et les dettes fiscales (TVA),
• Et des dettes diverses.

Plus l'entreprise est en croissance, et plus elle a d'achats à faire pour ses stocks (qu'elle doit écouler au plus vite), en même temps que le nombre de règlements client en attente augmente. Dans ce cas, le BFR est positif (le montant des créances clients et des stocks est plus important que celui des dettes). L'entreprise se trouve à court de liquidités en attendant le règlement des clients. Elle a donc un besoin de fonds de roulement.

Le BFR est négatif lorsque les clients vous payent avant que vous n'ayez payé vos achats, comme les supermarchés par exemple qui souvent payent leurs fournisseurs à 45 ou 60 jours (voire plus pour certains) alors que nous payons cash à la caisse. On parle alors de BFR Négatif, qui génère de la trésorerie (une cash machine !).

Il est donc primordial pour la pérennité de votre entreprise, de négocier des délais de paiement de vos achats en même temps que les prix, de réduire au minimum les délais de paiement de vos clients, et surtout d'encaisser des acomptes dès que cela est possible. Il peut être intéressant de payer un peu plus cher les marchandises, quitte à réduire votre marge, mais libérer de la trésorerie en étalant les réceptions, et donc les paiements, ce qui peut coûter moins cher que des pénalités pour découvert bancaire.

Selon votre bilan et votre projet d'entreprise (faire un prévisionnel complet à 3 ans), la banque peut financer votre BFR. Cela ne doit pas vous empêcher de conserver votre vigilance sur les points vu ci-avant.

Afin de conserver votre trésorerie, et donc avoir un BFR le plus faible possible, pensez à faire systématiquement les relances clients à l'échéance, et ne pas vous laisser attendrir par des excuses diverses, vous avez fait votre part du contrat, le client doit vous payer, vous n'êtes pas sa banque. Si vous êtes artisan, préférez des achats de matières premières selon les justes besoin de votre chantier ; n'achetez pas plus que ce qui est vendu au client, et surtout ne répercutez pas aux clients vos remises, c'est de la marge nette. Et enfin, ne passez pas plus de temps à exécuter une tâche que le temps vendu, et surtout pas en heure supplémentaire. Si vous êtes fabricant, veillez à optimiser vos délais de fabrication afin de n'approvisionner qu'au dernier moment, et stoker le moins possible, vos achats comme vos produits finis.

➡ Vous l'aurez compris, votre BFR, c'est de l'argent, et il est l'une des conséquence de votre pilotage d'entreprise qu'il vous appartient de maîtriser en permanence.

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Cet article, rédigé conjointement par Aymeric Dégardin, Philippe Lourdel, et Eric Oriot est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 20/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

TPE, les appels d'offres sont aussi pour vous !

En 2017, la commande publique a représenté près de 90 Milliard d'Euros. Or seulement 30% de cette somme l'a été au profit des TPE/PME. Cela reste un des leviers de chiffre d'affaires considérable pour les TPE/PME françaises.

Une des premières raisons évoquées par les chefs d'entreprises pour ne pas s'y intéresser est la complexité pour répondre aux appels d'offres lancés par les collectivités. Cela peut parfois en décourager certains, mais face à ce constat, certains prestataires se sont spécialisés dans l'accompagnement du dirigeant à répondre à ces marchés, pour un coût restant raisonnable face aux enjeux.

A contrario, l'aspect financier qui constituait un autre frein majeur n'est plus d'actualité : les délais moyens de paiement se sont raccourcis, passant de 90 à 30 jours ces dernières années, voire moins pour ceux qui maîtrisent la dématérialisation des factures sur la plateforme Chorus.

De plus, force est de constater que nombre de TPE méconnaissent les rouages pour faciliter les demandes d'avance de trésorerie ; or ces marchés représentent une manne financière stable, et quasi certaine.

Enfin, remporter un marché public assure un chiffre d'affaire récurrent, un retour sur investissement des plus rapides et une notoriété renforcée.

L'une des conditions essentielles à remplir pour postuler à un marché, c'est de remettre un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur qui pourra évaluer la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. Une parfaite maîtrise de ses prix de revient, sous peine de présenter une offre qui, même si elle n'est pas anormalement basse, est impérative sous peine d'affaiblissement de l'entreprise (nne pas confonndre Chiffre d'Affaires et Résultat).

Il existe enfin plein d'autres obligations (être à jour des obligations fiscales, sociales, etc ...) afin de protéger légitimement le donneur d'ordre. Si vous ne pouvez postuler aux marchés publics en raison de ces limitations, il ne peut être que bon pour votre entreprise de travailler sur les causes, et non sur les effets.

Dans une procédure de marché public, le candidat remet un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur. Celui-ci pourra ainsi évaluer l'offre, la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. (lire aussi l'article de Dynamique-Mag.com pour les 3 derniers bilans)

A savoir :
Nos conseillers en Accompagnement du Dirigeant d'Entreprise sont à même de vous accompagner dans la construction de vos réponses aux appels d'offres, comme sur les problèmes qui vous les interdisent, et valider ainsi la pertinence de votre dossier.

 Article qui pourrait aussi vous intéresser : C'est quoi le BFR ?

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Cet article, rédigé par Pascale Gendry, Aymeric Dégardin, Aurélien Deceuninck, Pascal Leclercq et Benoît Profit est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 22/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.